Gestão do tempo: 3 técnicas e 5 ferramentas que vão ajudar você

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Você já teve aquela sensação de que as pessoas têm muito tempo sobrando, enquanto você parece precisar de mais do que 24 horas por dia para fazer tudo o que planejou? É claro que ninguém necessita do dia todo para cumprir as tarefas de rotina, mas esse sentimento é comum quando existem falhas na gestão de tempo.

As habilidades para gerir melhor o tempo podem ser aprendidas por meio de técnicas, além do mais algumas ferramentas são úteis para auxiliar a aplicação desses métodos, assim é possível ganhar produtividade nas atividades diárias. Com uma agenda organizada, realmente acaba sobrando tempo para o lazer, atividades físicas, passeio com a família etc.

Pensando em ajudá-lo na gestão do tempo, seja no âmbito pessoal, seja na vida profissional, seja ainda nas atividades de estudos, separamos algumas dicas valiosas de técnicas e ferramentas. Confira!

Por que a gestão de tempo é importante?

A palavra gestão está relacionada com a capacidade de administrar algo da melhor maneira possível. Quando falamos em gerenciar o tempo, estamos tratando da escolha de metodologias direcionadas para a organização do tempo, tudo isso no intuito de aumentar a produtividade e a eficácia das tarefas do dia a dia. 

Quando você não consegue gerenciar o seu tempo, dificilmente terá eficácia na gestão de outras atividades. Nesse sentido, os principais benefícios são:

  • pontualidade;
  • disciplina;
  • resultados positivos e rápidos;
  • confiança;
  • produtividade;
  • menos estresse.

O objetivo é fazer tudo da melhor forma no menor tempo. Assim, os primeiros passos incluem identificar: 

  • o que é mais importante;
  • quantas horas você gasta para certas atividades;
  • quais tarefas podem ser solucionadas com rapidez;
  • quais atividades vão exigir mais a sua atenção etc.

Nem sempre conseguimos mensurar essas ações, mas isso pode mudar quando você conhece algumas técnicas e ferramentas de auxílio na gestão do tempo. Como veremos, elas podem ser utilizadas para organizar as tarefas de casa, os estudos e a rotina de trabalho.

Quais as principais técnicas?

Além do planejamento, da definição de metas e objetivos, dos prazos e da organização de tarefas de acordo com as suas prioridades, algumas técnicas foram desenvolvidas para que tudo isso aconteça com eficácia. Conheça as mais utilizadas!

1. Pomodoro

A técnica pomodoro consiste na organização do tempo para as atividades diárias, principalmente para quem não consegue manter a concentração. Para aplicá-la, basta programar o cronômetro para tocar a cada 25 minutos, que é quando você terá 5 minutos de descanso.

Esse é um tempo estimado no estudo para o desenvolvimento da técnica, porém, nada impede que você estipule os minutos de acordo com a sua realidade. Enfim, comece fazendo testes e lembre que o intervalo é para se desligar da atividade, mas tenha cuidado com distrações, como as redes sociais, pois, sem ver, os 5 minutos se transformam em horas.

2. GTD

O método GTD é um aliado para quem tem muita coisa para fazer e não sabe ao certo por qual caminho seguir para ser produtivo. A sigla significa Getting Things Done, que pode ser traduzido para “a arte de fazer acontecer”, em português. E é literalmente isso que a técnica propõe, por meio de 5 passos, são eles:

  • capturar: é o momento de escrever tudo o que você precisa fazer, ou seja, tirar da mente para algum lugar seguro e com acesso rápido;
  • esclarecer: analisar os dados levantados na etapa anterior e entender a demanda de cada um deles;
  • organizar: fazer listas de acordo com as necessidades e possibilidades para concluir as atividades; 
  • refletir: revisar, atualizar e ter uma perspectiva quanto à produtividade;
  • engajar: fazer aquilo que realmente deve ser feito, sem distrações com assuntos que não precisam de atenção no momento.

A ideia principal desse método é manter a mente tranquila em relação ao controle do que precisa ser realizado dentro do tempo certo.

3. Kanban

A palavra Kanban tem origem japonesa e pode ser traduzida como “cartão” ou “sinalização”. Na prática, o método é muito empregado na indústria para controlar o estoque. Como a tradução sugere, os cartões servem para sinalizar, de maneira visual e simbólica, as ações e tarefas.

Os post-its, usados para fazer anotações e deixar lembretes na rotina de várias pessoas, são úteis nesse método. Eles podem ser removidos e indexados em diferentes lugares da sua agenda ou do quadro de anotações de uma empresa.

Quais ferramentas auxiliam na gestão de tempo?

Para colocar as técnicas mencionadas em prática ou mesmo para você criar a sua própria metodologia, algumas ferramentas foram desenvolvidas pensando na gestão do tempo. Confira!

1. Evernote

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Você já conheceu alguém que anota tudo, mas cada coisa em um lugar? O evernote é um aplicativo desenvolvido para organizar as informações pessoais por meio de anotações em um só espaço. Está disponível para Android, iOS, Windows Phone, Windows, MacOS e Web.

2. Google Calendar

O Google Calendar também é uma ferramenta disponível para computadores e smartphones. A sua vantagem é a facilidade para usar e controlar suas atividades diárias. Ele funciona como uma agenda física, porém, no meio virtual, o acesso é rápido e pode ser feito de qualquer lugar.

3. Trello

Este é um aplicativo para gerenciamento de projetos, funcionando como um planner, em que você coloca seus objetivos, metas e suas listas de tarefas. Essas informações podem ser compartilhadas com outras pessoas, o que facilita o trabalho em equipe, por exemplo.

4. Be Focused

O Be Focused é um aplicativo com o mesmo propósito da técnica pomodoro, podendo ser usado para manter o foco em determinado período com descansos curtos. Ele é quem vai controlar o seu tempo de atividade e seu intervalo, ajudando a manter a concentração por mais tempo.

5. Asana

O Asana também é um gerenciador de projetos eficaz para quem quer organizar a rotina. Ele pode ser compartilhado entre equipes de trabalho e tem funcionalidades para garantir que as tarefas sejam entregues no prazo.

Como vimos, as técnicas e as ferramentas para ajudar na gestão de tempo são úteis para quem quer aumentar a produtividade em diferentes âmbitos da vida. Elas podem ser adaptadas para a sua realidade. Enfim, nos estudos, elas ajudam a organizar melhor a rotina de provas e atividades; na vida pessoal, o lazer e os encontros com amigos não ficam em segundo plano; enquanto no trabalho, o dia a dia fica mais produtivo.

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